7 aspectos importantes para el manejo de caja chica

Fundamos una empresa para cumplir dos cosas:
1- Generar ingresos y
2- Perdurar en el tiempo.
Claro que hay otras razones para fundar una empresa de características mucho más cualitativas, y apasionantes, como hacer lo que nos gusta, pero ese no es el tema de este artículo (les recomiendo Kemapache).

Si tenemos una empresa es para generar ingresos, por eso necesitamos tener inversión o inventario inicial el cual podamos transformar en el producto o servicio que comercializamos para al venderlos obtener utilidades. En cualquier momento sea iniciando o luego de algunos años, siempre es importante, saber como manejar nuestro dinero para garantizar la operatividad de nuestra empresa. Y especialmente, el efectivo que tenemos en la empresa para transacciones relativamente pequeñas. El efectivo, en cualquier empresa, se debe manejar a través de una caja chica (cuyos gastos deben estar estrictamente regulados y supervisados); dependiendo de nuestra empresa es posible necesitemos una o varias partidas de caja chica.

¿Por qué tener una caja chica? Por tradición y norma las cajas chicas son partidas reservadas en efectivo dentro de la empresa, destinadas a pagar gastos menores, urgentes e indispensables para el funcionamiento de la empresa. Es decir, para pagar aquellas cosas por las cuales no se puede esperar un cheque o transferencia o cuyo monto es tan inferior que el banco no lo procesa (ej. Bs. 2). A continuación presento una lista de:

 7 Aspectos que debes tener en cuenta para manejar la caja(s) chica(s) de tu empresa 

1- Si es la primera vez que tienes caja chica , debes realizar un documento de apertura donde se indica el monto, el nombre del custodio o responsable de la caja chica y el lugar donde reposará la caja chica dentro de la empresa

Ejemplo: -Hoy- en las instalaciones de -empresa- hemos manifestado y acordado la apertura de la caja chica del -departamento de finanzas- la misma tendrá un fondo disponible de Bs. X y se encontrará en custodia de -responsable y cargo- será su responsabilidad realizar el reporte mensual o la reposición de caja chica al momento de haber consumido máximo el 75% del fondo a fin de garantizar la disponibilidad de efectivo en el departamento. Firma de los responsables (también se recomienda diseñar una política de caja chica para el control de gastos por esta vía). 

2- Con el documento crea el asiento de apertura de caja chica en tu contabilidad (caja chica/banco). Es importante aclares la política de registro del movimiento contable de la cuenta de caja chica, entre el responsable y el departamento contable.

3- Al usar tu caja chica en Venezuela sólo puedes pagar gastos hasta 20 U.T.

4- Para poder realizar la reposición de caja chica debes soportar todos los gastos con recibos y facturas fiscales a nombre de tu empresa en cumplimiento con la normativa SENIAT vigente.

5- Las facturas que cumplan con la normativa SENIAT y hayas pagado con tu caja chica las puedes incluir en tu declaración de IVA.

6- Recuerda que si haz sido nombrado como contribuyente especial debes retener IVA, pero no estás obligado a retener a las facturas pagadas con tu caja chica, es decir, hasta 20 U.T.

7- Está atento con los gastos de taxi, pues en su mayoría entregan recibo y no factura. Y con los gastos de comida, porque a menos de que tu negocio sea de comida estos gastos no son deducibles de tus declaraciones.