Facturar como freelance

Hay quienes estudian carreras cuyo ideal es tener libre ejercicio y su propia empresa dedicada a la materia; como abogados, contadores, diseñadores, arquitecto, periodistas, etc. Otros tienen talentos innatos o desarrollan una pasión que los hace muy buenos para determinadas actividades que son altamente comercializables. Sea cual sea lo que hagan estos profesionales pueden trabajar con distintos clientes por proyectos, lo que hoy todos nos referimos como freelance.

Sin importar a lo que nos dediquemos todos queremos ganar dinero y para ello hay dos formas la informal (buhonero) y la formal (empresa, firma personal, es decir, facturando con un RIF y cumpliendo con el SENIAT). Como comerciantes informales se puede ganar muy buen dinero, no siempre es la mejor opción para todos los casos, porque para poder llegar a clientes grandes y con mayor poder de compra es necesario ser un freelance formal. Pues este tipo de clientes empresariales y corporativos deben cumplir con una serie de políticas y normas internas, así como una serie de deberes con entes gubernamentales, por lo cual tener compras que no puedan justificar claramente con una factura o a proveedores cuya procedencia no esté verificada pueden traerles inconvenientes de operación y financieros.

Si eres freelance y quieres tener la oportunidad de trabajar con clientes cada vez más grandes es importante que manejes una cara formal para tus proyectos. Igualmente, si deseas ser un freelance exitoso es importante que nutras tu zona de confort con información vital para tus operaciones comerciales, tales como: Facturación, Impuestos, Presupuesto, Marketing, Tecnología Contratación, si quieres tener empleados LOTTT, etc. Esto quiere decir que tienes que saber lo suficiente para moverte con fluidez ante tus clientes y que nadie juegue con tus intereses por tu desconocimiento de las normas del juego.

Para empezar, fíjate un plan, todos empezamos como comerciantes informales al vender algo de nuestro trabajo a un amigo o familiar, cuya intención es ayudarnos mutuamente, pero luego de eso es importante trabajar en la cara formal. Lo primero que puedes hacer es obtener tu RIF personal y un talonario de facturas, luego puedes registrar una firma personal o una empresa e ir creciendo hasta que seas tan grande como los clientes que deseas tener.

Lo importante es que puedas empezar a facturar y así abrir tus posibilidades a muchos más clientes, para hacerlo, obtén tu RIF como persona natural y haz un talonario de facturas. Facturar no es difícil, pero hay ciertos aspectos que debes conocer para realizarla correctamente y nadie la devuelva, “la rebote” o se niegue a pagarla por defectos de forma.

1.      Antes de llenar la factura, asegúrate de tener todos los datos fiscales de tu cliente (lo recomendable es solicitar a tu cliente una copia de su RIF) y que todo lo que vas a facturar esté aprobado por el cliente.

2.      Coloca la fecha de ocho dígitos 13-03-2017

3.      Indica el nombre completo de tu cliente

4.      Escribe la dirección completa, tal como aparece en el RIF de tu cliente

5.      Señala los datos de contacto de tu cliente (teléfono, correo, etc.)

6.      Específica las condiciones de pago (contado o crédito X días), por lo general, deben ser acordadas previamente con el cliente

7.      Detalla los datos de la venta

a.       # Unidades vendidas

b.      Descripción o concepto de venta

c.       Precio sin IVA

d.      Precio por número de unidades vendidas

8.      Calcula el Sub-Total sumando los totales de la columna de precio por número de unidades vendidas

9.      Calcula el IVA, siempre será el 12% del Sub-Total a menos que vendas productos con condición especial como alimentos o artículos de lujo.

10.  Suma Sub-Total con el IVA y tendrás el total de la factura

11.  Entrega la factura original a tu cliente y hazle firmar una copia donde especifique cuándo y por quién fue recibida la factura,

12.  Si deseas que te depositen o transfieran puedes colocar la nota en la factura o anexar un documento con tus números de cuenta

13.  Haz seguimiento a tu factura para garantizar su cobro en las condiciones acordadas previamente

14.  Declara tus impuestos

Si quieres ser freelance deberás aprender a hacer muchas cosas complementarias para lograr ser económicamente rentable, cobrar y pagar a tiempo para poder manejar fluidamente tu dinero.

Contratación Freelance ¿Quién gana la empresa o el empleado?

Los últimos años han sido realmente complicados para todos los venezolanos, especialmente para los más jóvenes que hemos llegado a la mayoría de edad y al ingreso al mercado laboral recientemente y cuyo número sigue creciendo día a día. Los jóvenes nos hemos encontrado ante la disyuntiva de irnos o quedarnos en nuestro país, ninguna de las dos opciones es simple, pero se toma.

Para los que nos quedamos entre una cosa y otra experimentamos un fuerte desgaste de las instituciones tanto públicas como privadas, la transmutación de muchos sueños y anhelos en ensayos de supervivencia y la valoración de lo sencillo y hermoso de estar vivo. Las instituciones públicas se han convertido en un recinto político cuya propaganda pretende asegurarse su poderío mal habido, con el cual han conseguido consolidar la economía venezolana en una economía que se mueve sólo por el gasto público sin producir. Mientras que las instituciones privadas tradicionalmente de mayor relevancia para la población son las empresas, las mismas que son capaces de mover la economía, producir bienes, servicios y lo más importante empleos que contribuyan a la movilidad social de sus empleados.

Son las empresas quienes día a día sufren mayor desgaste
Muchas han tenido que cerrar sus puertas, traduciéndose en desempleo de muchos venezolanos, otras tienen a la mayor parte de sus empleados con sueldos mínimos porque sus estructuras de costos y rotación de inventarios no resisten más, y otras han optado por opciones poco ortodoxas para sobrevivir.

Prácticas que crecen aceleradamente
Gracias a las bondades de la tecnología y los inconvenientes financieros que atraviesan muchas empresas, tanto empresas como empleados han ganado interés en el modelo de contratación Freelance, que parece ofrecer grandes beneficios particularmente a los empleados más jóvenes quienes tienen un manifiesto desprecio hacia los horarios y sitios preestablecidos de trabajo.

Una política empresarial extendida
Todas las empresas venezolanas han adoptado medidas de supervivencia en los últimos años, siendo el mes pasado tras el incremento salarial que muchas se llevaron las manos a la cabeza, por el gran incremento en los costos de mantener a un empleado, los aportes patronales. Por eso, muchas empresas han buscado moverse al modelo Freelance (o por factura) y en cierta forma los trabajadores también se sienten agradecidos porque reciben más dinero en mano y aún tienen trabajo.

Ser Freelance pierde color
Conseguir un contrato como Freelance parece divertido para muchos jóvenes hasta que deben empezar a facturar y preocuparse por sus impuestos, como el IVA mensual. O cuando deben empezar a preocuparse por el desempeño de su computadora para satisfacer los requerimientos de sus clientes, mínimo pensar en un UPS para protegerse de las fallas eléctricas puede ser más que su factura Freelance en un mes.

¿Qué debes considerar antes de aceptar un Freelance?
El salario mínimo existe tradicionalmente para garantizar que los trabajadores puedan garantizarse ciertas cosas con su trabajo, aunque aquí sea un bochinche,  y todo trabajo que pague menos de este salario por una jornada laboral completa podría catalogarse de abuso o explotación.
Entonces, si te ofrecen un empleo Freelance que te demande exclusividad y/o una jornada laboral completa, debes considerar que este tipo de contratación no tiene ningún beneficio, así que mínimo deberían ofrecerte el equivalente a un salario mínimo por factura. Pero, como no tiene beneficios a mediano plazo una negociación satisfactoria debería contemplar más que el salario mínimo para que sientas que estás recibiendo a corto plazo los beneficios que con contratación fija recibirías al renunciar.

Beneficios del salario mínimo, incluso hay empleos que ofrecen seguro médico lo cual es una gran mejora, ya que cualquier póliza decente son más de Bs. 100.000

¿Cuánto debe cobrar un Freelance en Venezuela?
Para mí una buena negociación Freelance, en Venezuela, que te exija dedicación exclusiva (actualmente abundan), debe partir por una comparación con el salario mínimo y sus beneficios (cestaticket, prestaciones, seguro, etc.) por lo cual al 05-09-2016 debe superar los Bs. 80.000.
Claro que, no es un monto inamovible, puedes tomarlo como base si lo deseas, porque dependerá realmente de tu sector profesional y la experiencia que tengas al momento de negociar, para que el monto sea mayor.
Recuerda también que la canasta básica familiar ya debe haber superado los Bs. 400.000 mensuales, así que deberías comparar el poder adquisitivo que tendrás, el poder adquisitivo del salario mínimo a julio era de 6,6%, de acuerdo a cifras de cenda.org.ve.

¿Cómo saber cuánto IVA me toca pagar?

Si durante el mes que acaba de terminar empezaste tus actividades económicas como persona natural o estrenaste empresa, es hora de conocer al SENIAT.

Para hacer negocios que impliquen emitir factura puedes usar tu RIF personal o registrar una empresa, pero indistintamente de cual sea el caso si tus planes son realizar actividades comerciales (comprar y vender), tienes la obligación de rendir cuentas al SENIAT.

Cuando registras tu empresa y haces tus primeras compras y/o ventas debes llevar registro en tu libro diario, libro mayor, libro de compras y libro de ventas. Mientras que, cuando decides emitir facturas como persona natural debes llevar libro de compras y libro de ventas. En ambos casos, del total de los dos últimos libros obtendrás los montos que debes presentar al SENIAT en tu declaración mensual de IVA, a más tardar el 15 del mes siguiente de las operaciones. Aunque si te toca pagar mejor evita dejarlo para el último día por lo general, los 15 no son un buen día para el SENIAT.

Realmente el proceso de presentar una declaración de IVA al SENIAT, se resume a una sencilla operación de suma y resta. Es decir, primero sumamos todas las compras y todas las ventas para luego sacar la diferencia entre ellas que dependiendo de cual operación predomine resultará en pago o no del impuesto. A continuación un pequeño ejemplo de como determinar el impuesto a pagar

Si aún no has usado el portal SENIAT para declarar aquí puedes encontrar el manual que te indica dónde debes colocar cada valor de tus compras o ventas. También puedes descargar un modelo de libro de compras y de libro de ventas. Recuerda que debes llevar todos absolutamente todos tus registros al día, no solo declarar el IVA.

¿Qué debes saber para elegir tu talonario de facturas?

Si has querido hacer negocios recientemente te habrás enfrentado a una importante decisión registrar una empresa o hacer negocios como persona natural.

Elijas hacer negocios como persona jurídica o natural, podrás emitir facturas por tus servicios. Luego de haber decidido y hacer el proceso correspondiente a cada opción ya con tu RIF en mano es hora de ir a una imprenta y ordenar tu primer talonario de facturas.

En tu proceso de selección de imprenta encontrarás que hay algunas que te asesoran muy bien y otras a las que debes llegar sabiendo qué quieres hacer y por qué, para poder procesar tu pedido satisfactoriamente. Por eso aquí te indico algunos puntos que debes conocer antes hacer tu primer talonario de facturas SENIAT:

Hay dos tipos de facturas que puedes hacer por talonario: Formato Factura y Forma Libre.

1. El Formato Factura es una hoja preimpresa con: tus datos fiscales, los datos completos de la imprenta, número de control, número de factura, la palabra FACTURA, también trae líneas preimpresas para que llenes los datos del cliente y del producto. Si eliges este formato también necesitarás talonarios de Nota de Débito y Nota de Crédito. Por lo general, este tipo de factura se llena a mano, aunque también puedes imprimirla, cuadrando el formato con un poco de paciencia.
2. La Forma Libre es un formato que sólo trae preimpreso tus datos fiscales, los datos de la imprenta y el número de control, esto te permite que diseñes e imprimas tu propio formato con los datos del cliente y el producto. Este tipo de talonario sólo puede ser impreso, está prohibido llenarlo a mano. Como ventaja tiene que al no decir factura puedes usar el mismo talonario para notas de débito y notas de crédito.
3. Tu talonario debe contar con un original y al menos una copia dependiendo de tu proceso productivo y administrativo (por ejemplo, yo como persona natural uso sólo una copia porque tengo contacto directo con mis clientes y para la empresa prefiero dos copias, una para resguardo y registro contable y otra que sirve para validar la fecha de entrega al cliente -muy útil para el equipo de cuentas por cobrar o vendedores-). 
4. Las copias pueden ser de un papel más fino que el original, si puedes solicítalas de colores distintos. Si son forma libre recuerda debes imprimir cada hoja; pero, si son formato factura debes llenar a mano la original y utilizar papel carbón (no llenes cada copia a mano) si se ajusta a tu presupuesto puedes optar por papel químico que es autocopiante y así evitas el papel carbón.
5. Consulta el listado de imprentas autorizadas por el SENIAT.