Facturar como freelance

Hay quienes estudian carreras cuyo ideal es tener libre ejercicio y su propia empresa dedicada a la materia; como abogados, contadores, diseñadores, arquitecto, periodistas, etc. Otros tienen talentos innatos o desarrollan una pasión que los hace muy buenos para determinadas actividades que son altamente comercializables. Sea cual sea lo que hagan estos profesionales pueden trabajar con distintos clientes por proyectos, lo que hoy todos nos referimos como freelance.

Sin importar a lo que nos dediquemos todos queremos ganar dinero y para ello hay dos formas la informal (buhonero) y la formal (empresa, firma personal, es decir, facturando con un RIF y cumpliendo con el SENIAT). Como comerciantes informales se puede ganar muy buen dinero, no siempre es la mejor opción para todos los casos, porque para poder llegar a clientes grandes y con mayor poder de compra es necesario ser un freelance formal. Pues este tipo de clientes empresariales y corporativos deben cumplir con una serie de políticas y normas internas, así como una serie de deberes con entes gubernamentales, por lo cual tener compras que no puedan justificar claramente con una factura o a proveedores cuya procedencia no esté verificada pueden traerles inconvenientes de operación y financieros.

Si eres freelance y quieres tener la oportunidad de trabajar con clientes cada vez más grandes es importante que manejes una cara formal para tus proyectos. Igualmente, si deseas ser un freelance exitoso es importante que nutras tu zona de confort con información vital para tus operaciones comerciales, tales como: Facturación, Impuestos, Presupuesto, Marketing, Tecnología Contratación, si quieres tener empleados LOTTT, etc. Esto quiere decir que tienes que saber lo suficiente para moverte con fluidez ante tus clientes y que nadie juegue con tus intereses por tu desconocimiento de las normas del juego.

Para empezar, fíjate un plan, todos empezamos como comerciantes informales al vender algo de nuestro trabajo a un amigo o familiar, cuya intención es ayudarnos mutuamente, pero luego de eso es importante trabajar en la cara formal. Lo primero que puedes hacer es obtener tu RIF personal y un talonario de facturas, luego puedes registrar una firma personal o una empresa e ir creciendo hasta que seas tan grande como los clientes que deseas tener.

Lo importante es que puedas empezar a facturar y así abrir tus posibilidades a muchos más clientes, para hacerlo, obtén tu RIF como persona natural y haz un talonario de facturas. Facturar no es difícil, pero hay ciertos aspectos que debes conocer para realizarla correctamente y nadie la devuelva, “la rebote” o se niegue a pagarla por defectos de forma.

1.      Antes de llenar la factura, asegúrate de tener todos los datos fiscales de tu cliente (lo recomendable es solicitar a tu cliente una copia de su RIF) y que todo lo que vas a facturar esté aprobado por el cliente.

2.      Coloca la fecha de ocho dígitos 13-03-2017

3.      Indica el nombre completo de tu cliente

4.      Escribe la dirección completa, tal como aparece en el RIF de tu cliente

5.      Señala los datos de contacto de tu cliente (teléfono, correo, etc.)

6.      Específica las condiciones de pago (contado o crédito X días), por lo general, deben ser acordadas previamente con el cliente

7.      Detalla los datos de la venta

a.       # Unidades vendidas

b.      Descripción o concepto de venta

c.       Precio sin IVA

d.      Precio por número de unidades vendidas

8.      Calcula el Sub-Total sumando los totales de la columna de precio por número de unidades vendidas

9.      Calcula el IVA, siempre será el 12% del Sub-Total a menos que vendas productos con condición especial como alimentos o artículos de lujo.

10.  Suma Sub-Total con el IVA y tendrás el total de la factura

11.  Entrega la factura original a tu cliente y hazle firmar una copia donde especifique cuándo y por quién fue recibida la factura,

12.  Si deseas que te depositen o transfieran puedes colocar la nota en la factura o anexar un documento con tus números de cuenta

13.  Haz seguimiento a tu factura para garantizar su cobro en las condiciones acordadas previamente

14.  Declara tus impuestos

Si quieres ser freelance deberás aprender a hacer muchas cosas complementarias para lograr ser económicamente rentable, cobrar y pagar a tiempo para poder manejar fluidamente tu dinero.

Cuidado con el Hashtag

El numeral que tanto se usa hoy en día, no es un signo inventado en este siglo por las redes sociales. Aunque, su uso popular más allá de escribir números sí llego de la mano de las redes sociales especialmente del microblogging en Twitter, donde al usarlo podías comunicar tus ideas en torno a un tema específico y así contactarte con usuarios mucho más allá de tu círculo de amigos. Este uso tan efectivo, se extendió incluso a otras redes sociales y puede ser muy bien aprovechado por los usuarios, aunque siempre hay quienes abusan y lo mal utilizan.

Es importante recordar, que la evolución de los algoritmos ha permitido que las conversaciones se relacionen incluso sin el uso del #.

Tanto en el marketing tradicional como en el digital es común encontrar personas, empresas o marcas que desean ser populares a la fuerza, aquellas que suelen publicitarse estrepitosamente sin ofrecer ninguna novedad o valor agregado a su interlocutor, a quien por cierto quieren convertir en cliente. La pequeña gran diferencia es que en el mundo de las redes sociales todo queda en evidencia muy rápidamente, por ello es que hay que tener mucho cuidado con las estrategias que se utilizan e incluso con el uso del Hashtag.

1. Así como de la moda lo que te acomoda, el hashtag que se te acomoda, es decir, usa aquellos que van con el espíritu de tu cuenta y lo más importante es que los utilices en mensajes que aporten valor a tu audiencia y que tengan relación contigo.
2. #FelizDía: por lo general, recomiendo abstenerse de utilizar este tipo de hashtag, ya que su posicionamiento tiene mucho que ver con millones de cuentas programadas por lo cual la interacción es baja. Úsalo si tu intención es darle tus buenos deseos a tu audiencia y no posicionarte. Una vez tuve un cliente que en su desesperación por conseguir interacción compartía noticias de sucesos y colocaba #FelizDía y como es de imaginar era un desastre total. Fue lo primero que eliminamos.
3. Ten iniciativa, crea y promueve tus propios hashtag para extender el mensaje que deseas dar, recuerda antes estudiar cómo se comportan los usuarios en ese tema para aprovechar el impulso a la hora de elegir el hashtag. Puedes usar herramientas como Ritetag o Hastagify
4. Conversa, no sólo automatices todos los hashtag deja un espacio de tu estrategia para usar los trending del día que se acomoden a tu cuenta y mensaje.
5. Recuerda que el algoritmo de Twitter reconoce las conversaciones incluso sin el #, así que quizás te puedas ahorrar el carácter y cuidar más la ortografía.

Planificación, en todos lados

Cuando decidí ser administradora había dos materias que me hacían soñar con miles de posibilidades futuras, estas eran mercadotecnia y presupuesto (lo que en el mundo laboral conocí como planificación financiera). Fueron dos materias que ciertamente expandieron mi mente y mi perfil profesional.

Al día de hoy he tenido la oportunidad de desempeñar cargos contables, financieros y una vez más he regresado al marketing ahora 100% digital. Ciertamente en este recorrido hay dos herramientas que siempre me han acompañado el análisis numérico y la planificación. Porque, ambas permiten que descubra hacia donde debo ir y que movimientos estratégicos hacer.

Por ejemplo, ningún diseño de sitio web o manejo de cuentas de red social puede empezar sin hacer un análisis de la marca y de su audiencia quiénes son, cuántos son, en qué red social se encuentran, etc. Y con esa información empezar a planificar qué queremos decirles, cómo debemos hablarles, etc.

Concentrándome en este aspecto, es importante que la cara digital de cualquier empresa o persona que quiera crear marca con la infinidad de recursos online que tenemos a nuestra disposición actualmente se desarrolle con un poco más que conocer el tema del que se va a publicar, se necesita establecer responsabilidades, sobre todo si el trabajo no depende de una sola persona, por lo cual es importante coordinar al equipo de trabajo, pues así seas tu solo igual necesitas estructurarte y planificar qué quieres lograr y en qué plazos debes hacerlo. Esto facilitará que puedas seleccionar los temas, investigar y redactar dándole al artículo la voz de tu empresa o producto garantizando que su valor sea transmitido, finalmente podrás publicar y distribuir (por redes sociales, email, sitio web, etc.) tu información por el medio que te convenga más de acuerdo a tu planificación y aspiraciones

Si se trata de una empresa más grande con distintos departamentos y muchos conocimientos por compartir, sucede básicamente lo mismo que mencionaba anteriormente, necesitas definir las metas y planificar cómo lograrlas y con cuáles recursos. Para así estructurar la producción de artículos y coordinar las funciones de cada colaborador. Es importante definir la línea editorial de las publicaciones de la empresa, lo que ayudará a darle voz propia a los artículos, así como los temas a tratar en cada escenario digital (sitio web, redes sociales, etc.). Esto puede ser tanto una decisión directiva como una participativa (lo cual siempre agrega un plus). Para optimizar el proceso de creación de artículos es importante identificar las fortalezas de cada uno de los participantes de tu equipo, para saber en cuáles tópicos podrán escribir más cómodos lo que permitirá seleccionar categorías y la frecuencia de publicación.

Recuerda que la planificación te permite definir metas y evaluar los recursos para consolidar: la voz, el valor y distribución de tu contenido online, lo cual favorecerá tu comunicación con tu audiencia. ¡A planificar y escribir!

Ética en el reblog

Tanto en el marketing como en los medios digitales valoramos mucho el convertirnos en referencia para otros a través de nuestras opiniones y contenidos por eso nos alegramos cada vez que alguien nos hace una cita, un backlink o un reblog de nuestros artículos, porque nos valida como creadores de contenido de valor y adicionalmente contribuye a generar más visitas en nuestros sitios web, claro que para esto deben darnos crédito como fuentes consultada.

Sin embargo, el reblog es una herramienta útil para quienes tienen la ardua tarea de generar contenidos de calidad para sus sitios web pero que puede tener una cara muy fea cuando es mal utilizado, se copia el contenido de un blog sin dar crédito a la fuente original o cuando se hace reblog frecuentemente de un blog sin realizar ningún aporte de valor, porque, aunque se cite al autor original, los buscadores penalizaran el contenido por duplicado lo que hará que alguno de los dos no aparezca en los resultados de búsqueda ¿te imaginas que desaparezca el autor original? Eso no sería muy ético de parte del que hace reblog ¿no crees?, por eso es importante siempre aportar algo desde el título hasta el último punto.

Entonces, el reblog es muy útil e importante tanto para el articulista original como para el que lo comparte, lo importante es utilizarlo como complemento a la creación de textos propios para evitar penalizaciones en buscadores innecesarias. Si hay un blog que te gusta mucho y quieres compartirlo frecuentemente haz aportes complementarios al contenido o contáctalo y negocia un intercambio o una mayor exposición de marca. 

Recuerda ¡todo en su justa medida!

Tomando el control de las finanzas personales, hasta en Venezuela

¿Cómo encontrar el balance entre lo que ganas y lo que gastas? Sin importar lo que haces para ganar dinero, es esencial que sepas cuánto ganas y cuánto gastas, para que puedas tener un punto de partida para tu crecimiento económico.

Sin importar tu profesión u oficio necesitas administrar, y estirar, tus ingresos. Para ello, no es necesario que hagas un curso contable o financiero, tampoco es necesario que contrates a alguien (al menos no inicialmente), basta con entender unas sencillas definiciones y organizarte un poco.

• Ingresos: Dinero o equivalente en un activo que obtiene una entidad por la entrega de un producto o de un servicio.
• Inflación: Aumento generalizado y sostenido de precios que reduce el poder de compra de los consumidores.
• Liquidez: Se refiere a si se tienen los recursos necesarios para cumplir con los compromisos de pago. (Rodríguez M., 2012. Análisis de estados Financieros. Un enfoque a la toma de decisiones)
• Egresos: Dinero o equivalente, que son entregadas a un tercero por concepto de extinción de un pasivo, es decir, pago por un producto o servicio recibido.
• Punto de Equilibrio: Es aquel punto de actividad en el cual los ingresos totales son exactamente equivalentes a los costos totales asociados con la venta o creación de un producto. Es decir, es aquel punto de actividad en el cual no existe utilidad, ni pérdida.

Estas sencillas definiciones no sólo aplican a las empresas sino también a tus finanzas personales. Fíjate, si tu trabajas estás prestando un servicio o vendiendo un bien a un tercero (empresa) y por eso cobras un sueldo u honorarios lo que se traduce en tus Ingresos. Luego tú necesitas comprar cosas (comida, ropa, medicinas, etc.) o pagar servicios (luz, agua, teléfono, financieros, etc.) y todos ellos constituyen tus egresos. Lo ideal es que cuando tu sacas el total de todo lo que ganas en un mes y el total de todo lo que sabes que gastas en un mes, tengas un saldo a favor, es decir, que tus ingresos sean superiores a tus egresos y hayas superado al menos en un 100% tu punto de equilibrio (ingresos – egresos = cero). Porque ese dinero que no gastas mensualmente en pagos normales sirve para que te des lujos y busques formas de transformarlo en más dinero.

Como en Venezuela la mayoría vivimos en números rojos con más cosas que pagar y comprar de lo que recibimos sacar las cuentas de nuestros ingresos y egresos también nos ayudan a dar algunas prioridades de pago de forma que el dinero rinda un poco más. También puede ayudarte a tomar mejores decisiones, como cambiar de empleo por uno con mejor salario y saber si realmente cubrirá tus necesidades o si el esfuerzo que harás comprando al mayor para revender te dará suficiente utilidad.

¿Cómo empezar a organizarte?

Puedes empezar indistintamente por tus ingresos o tus egresos, lo que si es importante es comenzar identificando aquellos que son fijos, es decir, aquellos que llueva, truene o relampaguee podrás cobrar o tendrás que pagar. Particularmente, yo empezaría por los gastos porque por lo general son más variados que los ingresos, además parece que siempre tenemos más compromisos de pago que de cobro. Por ejemplo, cuando un joven inicia su vida económicamente productiva, antes de cobrar su primer salario tiene que pagar cosas como el pasaje para llegar al trabajo, el celular para que lo puedan llamar para las entrevistas, etc. Aunque, en este caso son los padres quienes normalmente apoyan a los hijos a cubrir esos gastos, lo lógico es que al conseguir empleo el joven adquiera esos compromisos de pago. Aprovecho para mencionar que antes de tomar la decisión de aceptar un empleo o contrato con un cliente hay que sacar cuentas para saber si la oferta es rentable profesional y económicamente.

Un pequeño ejemplo 

A continuación te presento un ejemplo en una tabla de Excel de los ítem que puedes considerar para hacerte dueño del control de tus finanzas, tanto si eres empleado como si eres freelance.

Los conceptos son generales puedes adaptarlos a tus necesidades.

Como puedes ver en el ejemplo, se enuncian algunos conceptos (tanto fijos como variables) que pueden ser útiles para que hagas seguimiento de tus finanzas personales mensualmente. En el primer mes del ejemplo ves como vas a gastar 440 unidades monetarias pero vas a ganar 550, así que te quedan 110 para otros gastos de lujo o inversión, mientras que el segundo mes algunos gastos aumentan y queda en números rojos que se podrían cubrir con una tarjeta de crédito o ajustando algunos gastos.

También puedes descargar el archivo aquí y adaptarlo a tus necesidades, cambiando, agregando o quitando conceptos. Si deseas conocer mejor con cuánto cuentas para enfrentar tu futuro te recomiendo hagas un balance general, aquí te dejo otra sencilla plantilla.

Contratación Freelance ¿Quién gana la empresa o el empleado?

Los últimos años han sido realmente complicados para todos los venezolanos, especialmente para los más jóvenes que hemos llegado a la mayoría de edad y al ingreso al mercado laboral recientemente y cuyo número sigue creciendo día a día. Los jóvenes nos hemos encontrado ante la disyuntiva de irnos o quedarnos en nuestro país, ninguna de las dos opciones es simple, pero se toma.

Para los que nos quedamos entre una cosa y otra experimentamos un fuerte desgaste de las instituciones tanto públicas como privadas, la transmutación de muchos sueños y anhelos en ensayos de supervivencia y la valoración de lo sencillo y hermoso de estar vivo. Las instituciones públicas se han convertido en un recinto político cuya propaganda pretende asegurarse su poderío mal habido, con el cual han conseguido consolidar la economía venezolana en una economía que se mueve sólo por el gasto público sin producir. Mientras que las instituciones privadas tradicionalmente de mayor relevancia para la población son las empresas, las mismas que son capaces de mover la economía, producir bienes, servicios y lo más importante empleos que contribuyan a la movilidad social de sus empleados.

Son las empresas quienes día a día sufren mayor desgaste
Muchas han tenido que cerrar sus puertas, traduciéndose en desempleo de muchos venezolanos, otras tienen a la mayor parte de sus empleados con sueldos mínimos porque sus estructuras de costos y rotación de inventarios no resisten más, y otras han optado por opciones poco ortodoxas para sobrevivir.

Prácticas que crecen aceleradamente
Gracias a las bondades de la tecnología y los inconvenientes financieros que atraviesan muchas empresas, tanto empresas como empleados han ganado interés en el modelo de contratación Freelance, que parece ofrecer grandes beneficios particularmente a los empleados más jóvenes quienes tienen un manifiesto desprecio hacia los horarios y sitios preestablecidos de trabajo.

Una política empresarial extendida
Todas las empresas venezolanas han adoptado medidas de supervivencia en los últimos años, siendo el mes pasado tras el incremento salarial que muchas se llevaron las manos a la cabeza, por el gran incremento en los costos de mantener a un empleado, los aportes patronales. Por eso, muchas empresas han buscado moverse al modelo Freelance (o por factura) y en cierta forma los trabajadores también se sienten agradecidos porque reciben más dinero en mano y aún tienen trabajo.

Ser Freelance pierde color
Conseguir un contrato como Freelance parece divertido para muchos jóvenes hasta que deben empezar a facturar y preocuparse por sus impuestos, como el IVA mensual. O cuando deben empezar a preocuparse por el desempeño de su computadora para satisfacer los requerimientos de sus clientes, mínimo pensar en un UPS para protegerse de las fallas eléctricas puede ser más que su factura Freelance en un mes.

¿Qué debes considerar antes de aceptar un Freelance?
El salario mínimo existe tradicionalmente para garantizar que los trabajadores puedan garantizarse ciertas cosas con su trabajo, aunque aquí sea un bochinche,  y todo trabajo que pague menos de este salario por una jornada laboral completa podría catalogarse de abuso o explotación.
Entonces, si te ofrecen un empleo Freelance que te demande exclusividad y/o una jornada laboral completa, debes considerar que este tipo de contratación no tiene ningún beneficio, así que mínimo deberían ofrecerte el equivalente a un salario mínimo por factura. Pero, como no tiene beneficios a mediano plazo una negociación satisfactoria debería contemplar más que el salario mínimo para que sientas que estás recibiendo a corto plazo los beneficios que con contratación fija recibirías al renunciar.

Beneficios del salario mínimo, incluso hay empleos que ofrecen seguro médico lo cual es una gran mejora, ya que cualquier póliza decente son más de Bs. 100.000

¿Cuánto debe cobrar un Freelance en Venezuela?
Para mí una buena negociación Freelance, en Venezuela, que te exija dedicación exclusiva (actualmente abundan), debe partir por una comparación con el salario mínimo y sus beneficios (cestaticket, prestaciones, seguro, etc.) por lo cual al 05-09-2016 debe superar los Bs. 80.000.
Claro que, no es un monto inamovible, puedes tomarlo como base si lo deseas, porque dependerá realmente de tu sector profesional y la experiencia que tengas al momento de negociar, para que el monto sea mayor.
Recuerda también que la canasta básica familiar ya debe haber superado los Bs. 400.000 mensuales, así que deberías comparar el poder adquisitivo que tendrás, el poder adquisitivo del salario mínimo a julio era de 6,6%, de acuerdo a cifras de cenda.org.ve.