Facturar como freelance

Hay quienes estudian carreras cuyo ideal es tener libre ejercicio y su propia empresa dedicada a la materia; como abogados, contadores, diseñadores, arquitecto, periodistas, etc. Otros tienen talentos innatos o desarrollan una pasión que los hace muy buenos para determinadas actividades que son altamente comercializables. Sea cual sea lo que hagan estos profesionales pueden trabajar con distintos clientes por proyectos, lo que hoy todos nos referimos como freelance.

Sin importar a lo que nos dediquemos todos queremos ganar dinero y para ello hay dos formas la informal (buhonero) y la formal (empresa, firma personal, es decir, facturando con un RIF y cumpliendo con el SENIAT). Como comerciantes informales se puede ganar muy buen dinero, no siempre es la mejor opción para todos los casos, porque para poder llegar a clientes grandes y con mayor poder de compra es necesario ser un freelance formal. Pues este tipo de clientes empresariales y corporativos deben cumplir con una serie de políticas y normas internas, así como una serie de deberes con entes gubernamentales, por lo cual tener compras que no puedan justificar claramente con una factura o a proveedores cuya procedencia no esté verificada pueden traerles inconvenientes de operación y financieros.

Si eres freelance y quieres tener la oportunidad de trabajar con clientes cada vez más grandes es importante que manejes una cara formal para tus proyectos. Igualmente, si deseas ser un freelance exitoso es importante que nutras tu zona de confort con información vital para tus operaciones comerciales, tales como: Facturación, Impuestos, Presupuesto, Marketing, Tecnología Contratación, si quieres tener empleados LOTTT, etc. Esto quiere decir que tienes que saber lo suficiente para moverte con fluidez ante tus clientes y que nadie juegue con tus intereses por tu desconocimiento de las normas del juego.

Para empezar, fíjate un plan, todos empezamos como comerciantes informales al vender algo de nuestro trabajo a un amigo o familiar, cuya intención es ayudarnos mutuamente, pero luego de eso es importante trabajar en la cara formal. Lo primero que puedes hacer es obtener tu RIF personal y un talonario de facturas, luego puedes registrar una firma personal o una empresa e ir creciendo hasta que seas tan grande como los clientes que deseas tener.

Lo importante es que puedas empezar a facturar y así abrir tus posibilidades a muchos más clientes, para hacerlo, obtén tu RIF como persona natural y haz un talonario de facturas. Facturar no es difícil, pero hay ciertos aspectos que debes conocer para realizarla correctamente y nadie la devuelva, “la rebote” o se niegue a pagarla por defectos de forma.

1.      Antes de llenar la factura, asegúrate de tener todos los datos fiscales de tu cliente (lo recomendable es solicitar a tu cliente una copia de su RIF) y que todo lo que vas a facturar esté aprobado por el cliente.

2.      Coloca la fecha de ocho dígitos 13-03-2017

3.      Indica el nombre completo de tu cliente

4.      Escribe la dirección completa, tal como aparece en el RIF de tu cliente

5.      Señala los datos de contacto de tu cliente (teléfono, correo, etc.)

6.      Específica las condiciones de pago (contado o crédito X días), por lo general, deben ser acordadas previamente con el cliente

7.      Detalla los datos de la venta

a.       # Unidades vendidas

b.      Descripción o concepto de venta

c.       Precio sin IVA

d.      Precio por número de unidades vendidas

8.      Calcula el Sub-Total sumando los totales de la columna de precio por número de unidades vendidas

9.      Calcula el IVA, siempre será el 12% del Sub-Total a menos que vendas productos con condición especial como alimentos o artículos de lujo.

10.  Suma Sub-Total con el IVA y tendrás el total de la factura

11.  Entrega la factura original a tu cliente y hazle firmar una copia donde especifique cuándo y por quién fue recibida la factura,

12.  Si deseas que te depositen o transfieran puedes colocar la nota en la factura o anexar un documento con tus números de cuenta

13.  Haz seguimiento a tu factura para garantizar su cobro en las condiciones acordadas previamente

14.  Declara tus impuestos

Si quieres ser freelance deberás aprender a hacer muchas cosas complementarias para lograr ser económicamente rentable, cobrar y pagar a tiempo para poder manejar fluidamente tu dinero.

La planificación financiera en Venezuela es todo un reto

Cuando se trata de finanzas tanto empresariales como personales es importante, además de estirar el dinero, ver en qué lo gastaremos a futuro o para qué necesitaremos más dinero. Esta necesidad de ver cómo usar el dinero en el futuro es Planificación Financiera.

La planificación financiera se basa en la realización de un presupuesto, palabra para la cual la RAE tiene las siguientes acepciones:

1. m. Motivo, causa o pretexto con que se ejecuta algo.
2. m. Supuesto o suposición.
3. m. Cómputo anticipado del coste de una obra o de los gastos y rentas de una corporación.
4. m. Cantidad de dinero calculado para hacer frente a los gastos generales de lavida cotidiana, de un viaje, etc.

En materia financiera estas cuatro acepciones siempre estarán presentes, porque la Planificación Financiera a través de la realización de un presupuesto es la expresión monetaria de nuestras decisiones financieras a futuro considerando ciertas premisas (supuestos), para poder presupuestar cuánto dinero necesitaremos y cuánto ganaremos el próximo año (por lo general, las empresas presupuestan anual y programan evaluaciones cada cierto mes).

Este ejemplo de presupuesto personal incluye: ingreso, egreso, periodo e inflación

¿Por qué es importante hacer un presupuesto?
Aún en Venezuela, con nuestra economía tan enrarecida, es necesario hacer un presupuesto porque este nos ayuda a manejar ciertos aspectos de riesgo asociados a la incertidumbre económica en la que se desarrollan nuestras actividades. Por ello, al hacer nuestro presupuesto debemos incluir la mayor cantidad de información posible, para que a pesar de los cambios que nos esperan en el futuro tengamos una brújula a toda prueba que impida nos desviemos de las metas que deseamos alcanzar durante el próximo año. La idea de hacer un presupuesto es poder planificar los ingresos y egresos, de forma de asegurar la disponibilidad de recursos monetarios para cubrir todas las necesidades de dinero oportunamente y evitar gastos innecesarios o por montos exorbitantes que puedan comprometer el cumplimiento de las demás obligaciones financieras.

¿Cómo hacer un presupuesto?
Se debe empezar por definir algunas metas estratégicas, es decir, lo que queremos lograr como empresa o persona en el próximo año, luego una fuerte actividad de investigación sobre variables macro-económicas y el sector económico en el que nos desenvolvemos, así seas empleado no es lo mismo trabajar en la industria de alimentos que en la industria tecnológica, porque, aunque a todas las afecte la inflación siempre habrá matices importantes a considerar en cada industria.
La investigación sirve para establecer las premisas que afectarán los distintos conceptos del presupuesto, por ejemplo, si esperamos que nuestras ventas crezcan o disminuyan un 10% el próximo año, esto es un buen dato para saber cuánto dinero esperamos recibir. Mientras que, si esperamos que el salario mínimo aumente más del 100% esto te ayudará a calcular cuánto dinero gastaras por nómina y así con cada una de las partidas que implican movimiento de dinero en tus cuentas.

Sin importar quién o qué empresa presupueste, siempre considerará:

• Ingresos: ventas, rentas, regalías, sueldos, etc.
• Egresos: compras, mano de obra, nómina, impuestos, servicios, etc.
• Inversiones: adquisiciones de inmuebles, valores, etc.
• Flujo de efectivo: cómo se mueve el dinero durante cierto período de tiempo.
• Estados financieros proyectados: con la información anterior, se estructuran el Estado de Resultados, Balance General y Flujo de efectivo, los cuales son proyectados (multiplicados por las premisas seleccionadas de la investigación económica).

Así tenemos información financiera presupuestada para el próximo año. Pero eso no es todo lo que se hace con un presupuesto. Como dije es una especie de brújula financiera que usaremos durante todo un año y debe guardar estrecha relación con nuestras metas y la personalidad de la empresa o nuestra. Para ello es importante usar el presupuesto, en sus distintas etapas como muestra la figura a continuación:

¿Por qué nos debe preocupar el presupuesto nacional?
Así como en las empresas y en nuestros bolsillos, el presupuesto del país es un instrumento que como una brújula sirve de orientación a la hora de tomar decisiones financieras que puedan afectar la consecución de los objetivos planteados para el año de su ejecución y mientras más estudiadas sean las premisas macro-económicas seleccionadas mayor será su probabilidad de éxito.

Sin embargo, el ejecutivo nacional no es bueno realizando el presupuesto nacional (aquí un análisis de José Guerra) y esto es ya una realidad histórica que se viene repitiendo hace algunos años, con ejemplos tan sencillos como subestimar los ingresos, aquellos días en los cuales el barril de petróleo sobrepasaba los $100, en aquel momento esto les permitía que cada dólar extra no se destinara al presupuesto, evitando así su control, porque este debe ser continuamente revisado para garantizar su cumplimiento, al evitar el control se permite que usen el dinero en créditos adicionales cuyo control es por estos días nulo. Y en su afán por ocultar la inflación, desde hace varios años, el gobierno utiliza una inflación muy por debajo a la real, que no es otra que la que siente cada venezolano a diario en su bolsillo, lo cual afecta rápidamente el presupuesto ya que en menos de lo que canta un gallo esta se lo puede consumir casi en su totalidad.

Parece que el gobierno cree, que el presupuesto nacional es sólo un documento de adorno y no un instrumento que puede ser la diferencia clave entre una buena gestión económica y la salida de la crisis que nos azota o la sumisión perenne en la miseria.

Contratación Freelance ¿Quién gana la empresa o el empleado?

Los últimos años han sido realmente complicados para todos los venezolanos, especialmente para los más jóvenes que hemos llegado a la mayoría de edad y al ingreso al mercado laboral recientemente y cuyo número sigue creciendo día a día. Los jóvenes nos hemos encontrado ante la disyuntiva de irnos o quedarnos en nuestro país, ninguna de las dos opciones es simple, pero se toma.

Para los que nos quedamos entre una cosa y otra experimentamos un fuerte desgaste de las instituciones tanto públicas como privadas, la transmutación de muchos sueños y anhelos en ensayos de supervivencia y la valoración de lo sencillo y hermoso de estar vivo. Las instituciones públicas se han convertido en un recinto político cuya propaganda pretende asegurarse su poderío mal habido, con el cual han conseguido consolidar la economía venezolana en una economía que se mueve sólo por el gasto público sin producir. Mientras que las instituciones privadas tradicionalmente de mayor relevancia para la población son las empresas, las mismas que son capaces de mover la economía, producir bienes, servicios y lo más importante empleos que contribuyan a la movilidad social de sus empleados.

Son las empresas quienes día a día sufren mayor desgaste
Muchas han tenido que cerrar sus puertas, traduciéndose en desempleo de muchos venezolanos, otras tienen a la mayor parte de sus empleados con sueldos mínimos porque sus estructuras de costos y rotación de inventarios no resisten más, y otras han optado por opciones poco ortodoxas para sobrevivir.

Prácticas que crecen aceleradamente
Gracias a las bondades de la tecnología y los inconvenientes financieros que atraviesan muchas empresas, tanto empresas como empleados han ganado interés en el modelo de contratación Freelance, que parece ofrecer grandes beneficios particularmente a los empleados más jóvenes quienes tienen un manifiesto desprecio hacia los horarios y sitios preestablecidos de trabajo.

Una política empresarial extendida
Todas las empresas venezolanas han adoptado medidas de supervivencia en los últimos años, siendo el mes pasado tras el incremento salarial que muchas se llevaron las manos a la cabeza, por el gran incremento en los costos de mantener a un empleado, los aportes patronales. Por eso, muchas empresas han buscado moverse al modelo Freelance (o por factura) y en cierta forma los trabajadores también se sienten agradecidos porque reciben más dinero en mano y aún tienen trabajo.

Ser Freelance pierde color
Conseguir un contrato como Freelance parece divertido para muchos jóvenes hasta que deben empezar a facturar y preocuparse por sus impuestos, como el IVA mensual. O cuando deben empezar a preocuparse por el desempeño de su computadora para satisfacer los requerimientos de sus clientes, mínimo pensar en un UPS para protegerse de las fallas eléctricas puede ser más que su factura Freelance en un mes.

¿Qué debes considerar antes de aceptar un Freelance?
El salario mínimo existe tradicionalmente para garantizar que los trabajadores puedan garantizarse ciertas cosas con su trabajo, aunque aquí sea un bochinche,  y todo trabajo que pague menos de este salario por una jornada laboral completa podría catalogarse de abuso o explotación.
Entonces, si te ofrecen un empleo Freelance que te demande exclusividad y/o una jornada laboral completa, debes considerar que este tipo de contratación no tiene ningún beneficio, así que mínimo deberían ofrecerte el equivalente a un salario mínimo por factura. Pero, como no tiene beneficios a mediano plazo una negociación satisfactoria debería contemplar más que el salario mínimo para que sientas que estás recibiendo a corto plazo los beneficios que con contratación fija recibirías al renunciar.

Beneficios del salario mínimo, incluso hay empleos que ofrecen seguro médico lo cual es una gran mejora, ya que cualquier póliza decente son más de Bs. 100.000

¿Cuánto debe cobrar un Freelance en Venezuela?
Para mí una buena negociación Freelance, en Venezuela, que te exija dedicación exclusiva (actualmente abundan), debe partir por una comparación con el salario mínimo y sus beneficios (cestaticket, prestaciones, seguro, etc.) por lo cual al 05-09-2016 debe superar los Bs. 80.000.
Claro que, no es un monto inamovible, puedes tomarlo como base si lo deseas, porque dependerá realmente de tu sector profesional y la experiencia que tengas al momento de negociar, para que el monto sea mayor.
Recuerda también que la canasta básica familiar ya debe haber superado los Bs. 400.000 mensuales, así que deberías comparar el poder adquisitivo que tendrás, el poder adquisitivo del salario mínimo a julio era de 6,6%, de acuerdo a cifras de cenda.org.ve.

¿Cómo saber cuánto IVA me toca pagar?

Si durante el mes que acaba de terminar empezaste tus actividades económicas como persona natural o estrenaste empresa, es hora de conocer al SENIAT.

Para hacer negocios que impliquen emitir factura puedes usar tu RIF personal o registrar una empresa, pero indistintamente de cual sea el caso si tus planes son realizar actividades comerciales (comprar y vender), tienes la obligación de rendir cuentas al SENIAT.

Cuando registras tu empresa y haces tus primeras compras y/o ventas debes llevar registro en tu libro diario, libro mayor, libro de compras y libro de ventas. Mientras que, cuando decides emitir facturas como persona natural debes llevar libro de compras y libro de ventas. En ambos casos, del total de los dos últimos libros obtendrás los montos que debes presentar al SENIAT en tu declaración mensual de IVA, a más tardar el 15 del mes siguiente de las operaciones. Aunque si te toca pagar mejor evita dejarlo para el último día por lo general, los 15 no son un buen día para el SENIAT.

Realmente el proceso de presentar una declaración de IVA al SENIAT, se resume a una sencilla operación de suma y resta. Es decir, primero sumamos todas las compras y todas las ventas para luego sacar la diferencia entre ellas que dependiendo de cual operación predomine resultará en pago o no del impuesto. A continuación un pequeño ejemplo de como determinar el impuesto a pagar

Si aún no has usado el portal SENIAT para declarar aquí puedes encontrar el manual que te indica dónde debes colocar cada valor de tus compras o ventas. También puedes descargar un modelo de libro de compras y de libro de ventas. Recuerda que debes llevar todos absolutamente todos tus registros al día, no solo declarar el IVA.

¿Qué debes saber para elegir tu talonario de facturas?

Si has querido hacer negocios recientemente te habrás enfrentado a una importante decisión registrar una empresa o hacer negocios como persona natural.

Elijas hacer negocios como persona jurídica o natural, podrás emitir facturas por tus servicios. Luego de haber decidido y hacer el proceso correspondiente a cada opción ya con tu RIF en mano es hora de ir a una imprenta y ordenar tu primer talonario de facturas.

En tu proceso de selección de imprenta encontrarás que hay algunas que te asesoran muy bien y otras a las que debes llegar sabiendo qué quieres hacer y por qué, para poder procesar tu pedido satisfactoriamente. Por eso aquí te indico algunos puntos que debes conocer antes hacer tu primer talonario de facturas SENIAT:

Hay dos tipos de facturas que puedes hacer por talonario: Formato Factura y Forma Libre.

1. El Formato Factura es una hoja preimpresa con: tus datos fiscales, los datos completos de la imprenta, número de control, número de factura, la palabra FACTURA, también trae líneas preimpresas para que llenes los datos del cliente y del producto. Si eliges este formato también necesitarás talonarios de Nota de Débito y Nota de Crédito. Por lo general, este tipo de factura se llena a mano, aunque también puedes imprimirla, cuadrando el formato con un poco de paciencia.
2. La Forma Libre es un formato que sólo trae preimpreso tus datos fiscales, los datos de la imprenta y el número de control, esto te permite que diseñes e imprimas tu propio formato con los datos del cliente y el producto. Este tipo de talonario sólo puede ser impreso, está prohibido llenarlo a mano. Como ventaja tiene que al no decir factura puedes usar el mismo talonario para notas de débito y notas de crédito.
3. Tu talonario debe contar con un original y al menos una copia dependiendo de tu proceso productivo y administrativo (por ejemplo, yo como persona natural uso sólo una copia porque tengo contacto directo con mis clientes y para la empresa prefiero dos copias, una para resguardo y registro contable y otra que sirve para validar la fecha de entrega al cliente -muy útil para el equipo de cuentas por cobrar o vendedores-). 
4. Las copias pueden ser de un papel más fino que el original, si puedes solicítalas de colores distintos. Si son forma libre recuerda debes imprimir cada hoja; pero, si son formato factura debes llenar a mano la original y utilizar papel carbón (no llenes cada copia a mano) si se ajusta a tu presupuesto puedes optar por papel químico que es autocopiante y así evitas el papel carbón.
5. Consulta el listado de imprentas autorizadas por el SENIAT.

7 aspectos importantes para el manejo de caja chica

Fundamos una empresa para cumplir dos cosas:
1- Generar ingresos y
2- Perdurar en el tiempo.
Claro que hay otras razones para fundar una empresa de características mucho más cualitativas, y apasionantes, como hacer lo que nos gusta, pero ese no es el tema de este artículo (les recomiendo Kemapache).

Si tenemos una empresa es para generar ingresos, por eso necesitamos tener inversión o inventario inicial el cual podamos transformar en el producto o servicio que comercializamos para al venderlos obtener utilidades. En cualquier momento sea iniciando o luego de algunos años, siempre es importante, saber como manejar nuestro dinero para garantizar la operatividad de nuestra empresa. Y especialmente, el efectivo que tenemos en la empresa para transacciones relativamente pequeñas. El efectivo, en cualquier empresa, se debe manejar a través de una caja chica (cuyos gastos deben estar estrictamente regulados y supervisados); dependiendo de nuestra empresa es posible necesitemos una o varias partidas de caja chica.

¿Por qué tener una caja chica? Por tradición y norma las cajas chicas son partidas reservadas en efectivo dentro de la empresa, destinadas a pagar gastos menores, urgentes e indispensables para el funcionamiento de la empresa. Es decir, para pagar aquellas cosas por las cuales no se puede esperar un cheque o transferencia o cuyo monto es tan inferior que el banco no lo procesa (ej. Bs. 2). A continuación presento una lista de:

 7 Aspectos que debes tener en cuenta para manejar la caja(s) chica(s) de tu empresa 

1- Si es la primera vez que tienes caja chica , debes realizar un documento de apertura donde se indica el monto, el nombre del custodio o responsable de la caja chica y el lugar donde reposará la caja chica dentro de la empresa

Ejemplo: -Hoy- en las instalaciones de -empresa- hemos manifestado y acordado la apertura de la caja chica del -departamento de finanzas- la misma tendrá un fondo disponible de Bs. X y se encontrará en custodia de -responsable y cargo- será su responsabilidad realizar el reporte mensual o la reposición de caja chica al momento de haber consumido máximo el 75% del fondo a fin de garantizar la disponibilidad de efectivo en el departamento. Firma de los responsables (también se recomienda diseñar una política de caja chica para el control de gastos por esta vía). 

2- Con el documento crea el asiento de apertura de caja chica en tu contabilidad (caja chica/banco). Es importante aclares la política de registro del movimiento contable de la cuenta de caja chica, entre el responsable y el departamento contable.

3- Al usar tu caja chica en Venezuela sólo puedes pagar gastos hasta 20 U.T.

4- Para poder realizar la reposición de caja chica debes soportar todos los gastos con recibos y facturas fiscales a nombre de tu empresa en cumplimiento con la normativa SENIAT vigente.

5- Las facturas que cumplan con la normativa SENIAT y hayas pagado con tu caja chica las puedes incluir en tu declaración de IVA.

6- Recuerda que si haz sido nombrado como contribuyente especial debes retener IVA, pero no estás obligado a retener a las facturas pagadas con tu caja chica, es decir, hasta 20 U.T.

7- Está atento con los gastos de taxi, pues en su mayoría entregan recibo y no factura. Y con los gastos de comida, porque a menos de que tu negocio sea de comida estos gastos no son deducibles de tus declaraciones.

Ilícitos tributarios en Venezuela

Un ilícito tributario es una falta al cumplimiento de la normativa tributaria, establecida en Venezuela a través del Código Orgánico Tributario (COT) que tiene como garante al Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT).

 El COT, establece que en el caso de acción u omisión violatoria de la norma tributaria se aplicarán sanciones conforme a la siguiente clasificación:

 Formales: inscripción ante la administración tributaria, documentación de comprobantes, registros contables, declaraciones, interferir con el control de la Administración Tributario, presentación ante la Administración Tributaria, cumplimiento de las normas de la Administración Tributaria, permisos de la Administración Tributaria.

Materiales: retrasos u omisión de pago de tributos, porciones o anticipos, incumplimiento de la obligación de retener, devoluciones indebidas, comercializar especies gravadas destinadas a la exportación o importadas, comercializar especies gravadas a establecimientos no autorizados para su expendio. Penales: defraudación tributaria, falta de enteramiento de los agentes de retención, insolvencia fraudulenta, divulgación y uso de información confidencial. Y se podrán aplicar las siguientes sanciones establecidas en el artículo 90 del COT:

Prisión.
Multa.
Comiso y destrucción de los efectos materiales objeto del ilícito o utilizados para cometerlo.
Clausura temporal del establecimiento o áreas del mismo.
Inhabilitación para el ejercicio de oficios y profesiones.
Suspensión o revocación de la autorización de industria o expendios.
Entonces, siendo persona natural o dueño de empresa necesario cuidarte de incurrir en alguna falta que sea clasificada como ilícito fiscal.

Recuerda solicitar y resguardar todas tus facturas de compra y venta, de ellas depende, llevar el correcto registro contable de tus operaciones en cada uno de los libros establecidos.

Mensualmente realiza todas tus declaraciones de impuestos (IVA mensual, retención de ISLR mensual, en el caso de contribuyentes especiales: retención de IVA e IGTF quincenal). Realiza tus pagos antes de la fecha de la planilla de declaración. Mantén toda tu documentación disponible en caso de solicitud de la Administración Tributaria. Siempre es recomendable tengas un experto de confianza para que te asesore cualquier duda, pero si igual deseas saber más te dejamos el COT para tu análisis.