Tomando el control de las finanzas personales, hasta en Venezuela

¿Cómo encontrar el balance entre lo que ganas y lo que gastas? Sin importar lo que haces para ganar dinero, es esencial que sepas cuánto ganas y cuánto gastas, para que puedas tener un punto de partida para tu crecimiento económico.

Sin importar tu profesión u oficio necesitas administrar, y estirar, tus ingresos. Para ello, no es necesario que hagas un curso contable o financiero, tampoco es necesario que contrates a alguien (al menos no inicialmente), basta con entender unas sencillas definiciones y organizarte un poco.

• Ingresos: Dinero o equivalente en un activo que obtiene una entidad por la entrega de un producto o de un servicio.
• Inflación: Aumento generalizado y sostenido de precios que reduce el poder de compra de los consumidores.
• Liquidez: Se refiere a si se tienen los recursos necesarios para cumplir con los compromisos de pago. (Rodríguez M., 2012. Análisis de estados Financieros. Un enfoque a la toma de decisiones)
• Egresos: Dinero o equivalente, que son entregadas a un tercero por concepto de extinción de un pasivo, es decir, pago por un producto o servicio recibido.
• Punto de Equilibrio: Es aquel punto de actividad en el cual los ingresos totales son exactamente equivalentes a los costos totales asociados con la venta o creación de un producto. Es decir, es aquel punto de actividad en el cual no existe utilidad, ni pérdida.

Estas sencillas definiciones no sólo aplican a las empresas sino también a tus finanzas personales. Fíjate, si tu trabajas estás prestando un servicio o vendiendo un bien a un tercero (empresa) y por eso cobras un sueldo u honorarios lo que se traduce en tus Ingresos. Luego tú necesitas comprar cosas (comida, ropa, medicinas, etc.) o pagar servicios (luz, agua, teléfono, financieros, etc.) y todos ellos constituyen tus egresos. Lo ideal es que cuando tu sacas el total de todo lo que ganas en un mes y el total de todo lo que sabes que gastas en un mes, tengas un saldo a favor, es decir, que tus ingresos sean superiores a tus egresos y hayas superado al menos en un 100% tu punto de equilibrio (ingresos – egresos = cero). Porque ese dinero que no gastas mensualmente en pagos normales sirve para que te des lujos y busques formas de transformarlo en más dinero.

Como en Venezuela la mayoría vivimos en números rojos con más cosas que pagar y comprar de lo que recibimos sacar las cuentas de nuestros ingresos y egresos también nos ayudan a dar algunas prioridades de pago de forma que el dinero rinda un poco más. También puede ayudarte a tomar mejores decisiones, como cambiar de empleo por uno con mejor salario y saber si realmente cubrirá tus necesidades o si el esfuerzo que harás comprando al mayor para revender te dará suficiente utilidad.

¿Cómo empezar a organizarte?

Puedes empezar indistintamente por tus ingresos o tus egresos, lo que si es importante es comenzar identificando aquellos que son fijos, es decir, aquellos que llueva, truene o relampaguee podrás cobrar o tendrás que pagar. Particularmente, yo empezaría por los gastos porque por lo general son más variados que los ingresos, además parece que siempre tenemos más compromisos de pago que de cobro. Por ejemplo, cuando un joven inicia su vida económicamente productiva, antes de cobrar su primer salario tiene que pagar cosas como el pasaje para llegar al trabajo, el celular para que lo puedan llamar para las entrevistas, etc. Aunque, en este caso son los padres quienes normalmente apoyan a los hijos a cubrir esos gastos, lo lógico es que al conseguir empleo el joven adquiera esos compromisos de pago. Aprovecho para mencionar que antes de tomar la decisión de aceptar un empleo o contrato con un cliente hay que sacar cuentas para saber si la oferta es rentable profesional y económicamente.

Un pequeño ejemplo 

A continuación te presento un ejemplo en una tabla de Excel de los ítem que puedes considerar para hacerte dueño del control de tus finanzas, tanto si eres empleado como si eres freelance.

Los conceptos son generales puedes adaptarlos a tus necesidades.

Como puedes ver en el ejemplo, se enuncian algunos conceptos (tanto fijos como variables) que pueden ser útiles para que hagas seguimiento de tus finanzas personales mensualmente. En el primer mes del ejemplo ves como vas a gastar 440 unidades monetarias pero vas a ganar 550, así que te quedan 110 para otros gastos de lujo o inversión, mientras que el segundo mes algunos gastos aumentan y queda en números rojos que se podrían cubrir con una tarjeta de crédito o ajustando algunos gastos.

También puedes descargar el archivo aquí y adaptarlo a tus necesidades, cambiando, agregando o quitando conceptos. Si deseas conocer mejor con cuánto cuentas para enfrentar tu futuro te recomiendo hagas un balance general, aquí te dejo otra sencilla plantilla.

¿Qué debes saber para elegir tu talonario de facturas?

Si has querido hacer negocios recientemente te habrás enfrentado a una importante decisión registrar una empresa o hacer negocios como persona natural.

Elijas hacer negocios como persona jurídica o natural, podrás emitir facturas por tus servicios. Luego de haber decidido y hacer el proceso correspondiente a cada opción ya con tu RIF en mano es hora de ir a una imprenta y ordenar tu primer talonario de facturas.

En tu proceso de selección de imprenta encontrarás que hay algunas que te asesoran muy bien y otras a las que debes llegar sabiendo qué quieres hacer y por qué, para poder procesar tu pedido satisfactoriamente. Por eso aquí te indico algunos puntos que debes conocer antes hacer tu primer talonario de facturas SENIAT:

Hay dos tipos de facturas que puedes hacer por talonario: Formato Factura y Forma Libre.

1. El Formato Factura es una hoja preimpresa con: tus datos fiscales, los datos completos de la imprenta, número de control, número de factura, la palabra FACTURA, también trae líneas preimpresas para que llenes los datos del cliente y del producto. Si eliges este formato también necesitarás talonarios de Nota de Débito y Nota de Crédito. Por lo general, este tipo de factura se llena a mano, aunque también puedes imprimirla, cuadrando el formato con un poco de paciencia.
2. La Forma Libre es un formato que sólo trae preimpreso tus datos fiscales, los datos de la imprenta y el número de control, esto te permite que diseñes e imprimas tu propio formato con los datos del cliente y el producto. Este tipo de talonario sólo puede ser impreso, está prohibido llenarlo a mano. Como ventaja tiene que al no decir factura puedes usar el mismo talonario para notas de débito y notas de crédito.
3. Tu talonario debe contar con un original y al menos una copia dependiendo de tu proceso productivo y administrativo (por ejemplo, yo como persona natural uso sólo una copia porque tengo contacto directo con mis clientes y para la empresa prefiero dos copias, una para resguardo y registro contable y otra que sirve para validar la fecha de entrega al cliente -muy útil para el equipo de cuentas por cobrar o vendedores-). 
4. Las copias pueden ser de un papel más fino que el original, si puedes solicítalas de colores distintos. Si son forma libre recuerda debes imprimir cada hoja; pero, si son formato factura debes llenar a mano la original y utilizar papel carbón (no llenes cada copia a mano) si se ajusta a tu presupuesto puedes optar por papel químico que es autocopiante y así evitas el papel carbón.
5. Consulta el listado de imprentas autorizadas por el SENIAT.

7 aspectos importantes para el manejo de caja chica

Fundamos una empresa para cumplir dos cosas:
1- Generar ingresos y
2- Perdurar en el tiempo.
Claro que hay otras razones para fundar una empresa de características mucho más cualitativas, y apasionantes, como hacer lo que nos gusta, pero ese no es el tema de este artículo (les recomiendo Kemapache).

Si tenemos una empresa es para generar ingresos, por eso necesitamos tener inversión o inventario inicial el cual podamos transformar en el producto o servicio que comercializamos para al venderlos obtener utilidades. En cualquier momento sea iniciando o luego de algunos años, siempre es importante, saber como manejar nuestro dinero para garantizar la operatividad de nuestra empresa. Y especialmente, el efectivo que tenemos en la empresa para transacciones relativamente pequeñas. El efectivo, en cualquier empresa, se debe manejar a través de una caja chica (cuyos gastos deben estar estrictamente regulados y supervisados); dependiendo de nuestra empresa es posible necesitemos una o varias partidas de caja chica.

¿Por qué tener una caja chica? Por tradición y norma las cajas chicas son partidas reservadas en efectivo dentro de la empresa, destinadas a pagar gastos menores, urgentes e indispensables para el funcionamiento de la empresa. Es decir, para pagar aquellas cosas por las cuales no se puede esperar un cheque o transferencia o cuyo monto es tan inferior que el banco no lo procesa (ej. Bs. 2). A continuación presento una lista de:

 7 Aspectos que debes tener en cuenta para manejar la caja(s) chica(s) de tu empresa 

1- Si es la primera vez que tienes caja chica , debes realizar un documento de apertura donde se indica el monto, el nombre del custodio o responsable de la caja chica y el lugar donde reposará la caja chica dentro de la empresa

Ejemplo: -Hoy- en las instalaciones de -empresa- hemos manifestado y acordado la apertura de la caja chica del -departamento de finanzas- la misma tendrá un fondo disponible de Bs. X y se encontrará en custodia de -responsable y cargo- será su responsabilidad realizar el reporte mensual o la reposición de caja chica al momento de haber consumido máximo el 75% del fondo a fin de garantizar la disponibilidad de efectivo en el departamento. Firma de los responsables (también se recomienda diseñar una política de caja chica para el control de gastos por esta vía). 

2- Con el documento crea el asiento de apertura de caja chica en tu contabilidad (caja chica/banco). Es importante aclares la política de registro del movimiento contable de la cuenta de caja chica, entre el responsable y el departamento contable.

3- Al usar tu caja chica en Venezuela sólo puedes pagar gastos hasta 20 U.T.

4- Para poder realizar la reposición de caja chica debes soportar todos los gastos con recibos y facturas fiscales a nombre de tu empresa en cumplimiento con la normativa SENIAT vigente.

5- Las facturas que cumplan con la normativa SENIAT y hayas pagado con tu caja chica las puedes incluir en tu declaración de IVA.

6- Recuerda que si haz sido nombrado como contribuyente especial debes retener IVA, pero no estás obligado a retener a las facturas pagadas con tu caja chica, es decir, hasta 20 U.T.

7- Está atento con los gastos de taxi, pues en su mayoría entregan recibo y no factura. Y con los gastos de comida, porque a menos de que tu negocio sea de comida estos gastos no son deducibles de tus declaraciones.

¿Cuánto cuesta un kilo de pollo en Trinidad & Tobago?

La semana pasada (del 20 al 24 de junio) los venezolanos tuvimos una semana muy entretenida, entre la movilización para validar firmas que resultó una muestra impresionante de voluntad por parte de la ciudadanía y la atención recibida internacionalmente en la OEA, donde gracias a 20 votos se puso en tela de juicio la actuación del gobierno mal intencionado que tenemos, aunque, hubo 12 votos en contra de tratar el tema Venezuela y dos naciones que, muy sospechosamente se abstuvieron: entre ellas Trinidad y Tobago.

Veamos, Trinidad y Tobago se abstiene de tratar el tema de Venezuela luego de que se hizo noticia que tienen problemas para atender el creciente flujo ilegal de venezolanos y al mismo tiempo que se anunciaba una importación de 600 toneladas (600.000 kilos) de mercancías desde dicha isla. (Dicen que por la plata baila el mono). Lo que sí es cierto, es que de esas 600 toneladas no todo es comida y si lo fuera no pueden compensar la grave crisis de escasez que vivimos en nuestro país.

De acuerdo a datos del INE 2014 (esta información sólo está disponible hasta el primer semestre del 2014), esto es en promedio lo que más consumía un venezolano para esa fecha (bien sabemos que todos hemos tenido que modificar nuestra ingesta de alimentos este último año).

Si quieres saber cuáles son los alimentos que comprenden la canasta alimentaria normativa del INE aquí puedes encontrarla (disponible a noviembre 2014).

Suponiendo que, la importación anunciada incluyera exactamente lo que consumía un venezolano en promedio de acuerdo a estos datos del INE, porque se conoce que las primeras 68 toneladas traían pollo, arroz, pasta, salsa de tomate, mayonesa y papel higiénico. Entonces, el cuadro siguiente muestra cuantos kilos necesitaría para alimentar a una población de 30 millones de habitantes. 

También podemos ver estos datos con más detalle en una población más reducida y que todos los venezolanos conocemos, como lo es el 23 de enero; la urbanización que tanta historia ha marcado en nuestro país, desde su planificación y la edificación de sus 9.176 apartamentos, a su presencia histórica en la salida de la dictadura de Pérez Jiménez y hoy con sus intimidantes colectivos. Esto hace cuestionar si la más reciente "hazaña alimentaria" del gobierno, es capaz de satisfacer la necesidad de comida de esta población (aunque de acuerdo a la fuente sólo serán vendidos en el estado Sucre). Entonces, si toda la importación de alimentos desde Trinidad & Tobago fuera la comida que necesitan los venezolanos residentes del los bloques del 23 de enero (no se cuentan los barrios ni otro tipo de viviendas aledañas), las 600 toneladas importadas durante este mes se quedarían cortas porque en promedio se necesitan 637 toneladas de comida como muestra el cuadro a continuación.

En definitiva, una importación insuficiente para satisfacer a una población y que fue negociada por 50 millones de dólares, que haciendo una división simple quiere decir que cada kilo de comida costó $83,33. ¿Cuánto cuesta un kilo de pollo en Trinidad & Tobago? ¿Una abstención en la OEA? Ni siquiera parece un gran negocio, ¿Cuánto habría costado el voto en contra?

Estirando los ingresos con tarjetas de crédito

Actualmente muchos recurren al valioso plástico para estirar un poco sus ingresos. Es normal que nos cuestionemos cómo obtener una nueva tarjeta de crédito o cuál es el truco para incrementar el límite de crédito de la tarjeta. Por lo general para solicitar una tarjeta de crédito los bancos te solicitarán una lista de requisitos la mayoría son para confirmar tu solvencia y tus datos personales, dependiendo de tu fuente de ingresos te solicitaran una constancia de trabajo reciente o algunos estados financieros firmados por un contador, para poder identificar claramente tu promedio de ingresos mensuales.

 
Recuerda que, aunque te parezca un gran compromiso a corto plazo consumir todo tu límite de crédito en el mediano (1 año) y largo plazo (3 años), será una gran inversión porque al vivir con una inflación de tres dígitos en Venezuela los intereses que te toquen pagar se diluirán. Realmente no existe ninguna receta mágica para aumentar tu límite de crédito de un día para otro, sin embargo, por lo general los bancos evalúan semestral o anualmente cuánto dinero haz tenido en tu cuenta (ingreso promedio), que tan puntual haz sido con tus pagos y cuánto pagas mensualmente (consumos totales, pagos mínimos, etc.). Así que cuida estos aspectos si deseas que el banco te evalué positivamente.

Ilícitos tributarios en Venezuela

Un ilícito tributario es una falta al cumplimiento de la normativa tributaria, establecida en Venezuela a través del Código Orgánico Tributario (COT) que tiene como garante al Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT).

 El COT, establece que en el caso de acción u omisión violatoria de la norma tributaria se aplicarán sanciones conforme a la siguiente clasificación:

 Formales: inscripción ante la administración tributaria, documentación de comprobantes, registros contables, declaraciones, interferir con el control de la Administración Tributario, presentación ante la Administración Tributaria, cumplimiento de las normas de la Administración Tributaria, permisos de la Administración Tributaria.

Materiales: retrasos u omisión de pago de tributos, porciones o anticipos, incumplimiento de la obligación de retener, devoluciones indebidas, comercializar especies gravadas destinadas a la exportación o importadas, comercializar especies gravadas a establecimientos no autorizados para su expendio. Penales: defraudación tributaria, falta de enteramiento de los agentes de retención, insolvencia fraudulenta, divulgación y uso de información confidencial. Y se podrán aplicar las siguientes sanciones establecidas en el artículo 90 del COT:

Prisión.
Multa.
Comiso y destrucción de los efectos materiales objeto del ilícito o utilizados para cometerlo.
Clausura temporal del establecimiento o áreas del mismo.
Inhabilitación para el ejercicio de oficios y profesiones.
Suspensión o revocación de la autorización de industria o expendios.
Entonces, siendo persona natural o dueño de empresa necesario cuidarte de incurrir en alguna falta que sea clasificada como ilícito fiscal.

Recuerda solicitar y resguardar todas tus facturas de compra y venta, de ellas depende, llevar el correcto registro contable de tus operaciones en cada uno de los libros establecidos.

Mensualmente realiza todas tus declaraciones de impuestos (IVA mensual, retención de ISLR mensual, en el caso de contribuyentes especiales: retención de IVA e IGTF quincenal). Realiza tus pagos antes de la fecha de la planilla de declaración. Mantén toda tu documentación disponible en caso de solicitud de la Administración Tributaria. Siempre es recomendable tengas un experto de confianza para que te asesore cualquier duda, pero si igual deseas saber más te dejamos el COT para tu análisis.

¿Por qué es importante llevar la contabilidad de tu empresa?

Hablemos un poco de qué es contabilidad; que es por lo que estamos aquí, para entenderla. En su definición más amplia se refiere a estructurar y organizar la información de las transacciones tanto de las personas como de las empresas, una vez sistematizada la información a través del registro contable, esos datos se consolidan en lo que normalmente escucharas denominarse información financiera, que es lo que finalmente te interesa a ti y a tu contador, porque el resultado de todos las operaciones resultaran en tu posición financiera que al analizarla te permitirá tomar decisiones en pro de tu crecimiento y el desarrollo económico de tu empresa.

Además, la información financiera se analiza por determinados plazos de tiempo (año fiscal, puede ser regular enero-diciembre o irregular, para las empresas que así lo deseen, empezando en cualquier mes y finalizando 12 meses después). Esto permite realizar comparaciones de valor y determinar indicadores de financieros como la rentabilidad percibida por la actividad económica de la empresa durante el ejercicio fiscal.

Entonces, ¿es importante la contabilidad? Sí, porque te permite llevar el seguimiento y control de las operaciones (monetarias, recursos, personal, presupuesto, etc.) de la empresa y además sirve como recurso de comunicación tanto para agentes internos como externos, que se encuentren relacionados por las actividades de tu empresa, principalmente aquellos que pueden funcionar como entes gubernamentales y agentes de apalancamiento (bancos, inversionistas, proveedores, etc.).